Sistemin hayata geçirildiği ve işleyişine dair İçişleri Bakanlığı genelgesi, 81 ilin valiliğine gönderildi.
Genelgede, sistemin köy ve mahalle muhtarlıklarının yönetime katılımı sağlamanın önemli araçlarından biri olduğuna dikkat çekilerek, “Bu anlayışla kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve güvenli bir şekilde sunulması, sorunların en kısa sürede yetkili makamlara iletilmesi, muhtarların etkinlik ve işlevlerinin artırılarak taleplerinin sonuçlandırılması amacıyla Bakanlığımızda, muhtar taleplerini takip etmek ve etkin bir şekilde sonuçlandırmak üzere yeni bir sistem oluşturulmuştur” ifadesine yer verildi.
Bakanlık, “www.muhtar.gov.tr” internet sitesinden her muhtara bir mail adresi oluşturdu. Muhtarlar bu internet sitesi üzerinden taleplerini iletebilecek.
Elektronik ortamda gelen talepler, doğrudan sistem üzerinden ilgili birime yönlendirilecek, diğer yollarla bakanlığa ulaşan muhtar talepleri de bu sisteme kaydedilecek.
Talepler en geç 15 günde cevaplanacak
Valilikler ile il ve ilçe belediyelere gelen talepler, en geç 15 gün içinde sistem üzerinden cevaplanacak. Muhtarların sistemi kolayca kullanmalarını sağlaması için valiliklerin koordinasyonunda eğitim verilecek.
Sistemin yönetiminden bizzat valiler ve belediye başkanları sorumlu olacak. Her ilde vali tarafından görevlendirilen bir vali yardımcısı, büyükşehirlerde büyükşehir belediye başkanı tarafından görevlendirilen bir genel sekreter yardımcısı ile diğer il ve ilçelerde belediye başkanı tarafından görevlendirilen bir belediye başkan yardımcısı sistemden sorumlu personel olacak.
Sistem üzerinden üçer aylık dönemler sonunda rapor alınacak, olumlu ve olumsuz cevap sayısı ile yerine getirilemeyen taleplerin gerekçesi sisteme işlenecek.
Sonuç mail ile bildirilecek
İletilen taleplerin sonucu, sistem üzerinden takip edilebileceği gibi muhtarların mail adreslerine de gönderilecek.
Sistemi yönetmek ve koordinasyonu sağlamak üzere bir müsteşar yardımcısı görevlendirildi. Sistem altyapısının kurulması ve yönetilmesi Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün sorumluluğunda olaca
